پیش فاکتور / پروفرما اینویس
پروفرما سندی است که توسط فروشنده تنظیم و مهر و امضاء می گردد که در آن فروشنده مجموعه شرایط پیشنهادی خود را جهت صدور کالا یا کالاهای معین به خریدار اعلام می دارد و شامل مشخصات کامل، نام ونشانی فروشنده و خریدار، نوع کالا، وزن، قیمت واحد و قیمت کل آن می باشد و بر حسب دستور خریدار در یک یا چند نسخه صادر می گردد.
پروفرما اینویس رایج ترین شکل قرارداد خرید و فروش خارجی در تجارت بین الملل است که فی نفسه یک قرارداد محسوب نمی شود ولی تبدیل به یک قرارداد خواهد شد. در حقیقت پروفرما اینویس یک پیش فاکتور فروش یا یک پیشنهاد قطعی فروش است که می بایست در آن قیمت های اعلام شده پایدار و بدون قید و شرط باشد. پروفرما اینویس علاوه بر اینکه یک پیشنهاد قطعی فروش است، حاوی تمامی شرایط فروش خارجی نیز می باشد و هنگامیکه مورد قبول و تایید خریدار قرار گرفت تبدیل به یک قرارداد می شود.
در کشور ما به علت وجود تعدد ارگانهای کنترلی و تصمیم گیرنده ، معمولا خریداران نمی توانند به فروشندگان خارجی اعلام نمایند که مفاد پروفرما اینویس مورد قبول و تایید است چرا که در این صورت ممکن است فروشنده دستور ساخت کالا را صادر نماید و از طرف دیگر ارگانهای کنترلی و تصمیم گیرنده نهایی ایراداتی را به پروفرما اینویس وارد نمایند و اجازه خرید ندهند. بنابراین اگر بخواهیم اصولی عمل کنیم باید به فروشندگان خارجی اعلام نماییم که ما پروفرما اینویس به شماره ....... مورخه ......... را به جریان خواهیم انداخت اما موقعی سفارش ما را نهایی تلقی نمایید که یک اعتبار اسنادی پادار و قابل استفاده برای شما فرستاده شود.
فروشندگان خارجی معمولا پیش فاکتور فروش را به نام سفارش دهندگان خارجی یا نمایندگی های فروش خود در خارج صادر می کنند .غالبا خریداران یا وارد کنندگان کالا به چنین سندی نیاز دارند تا اولا شرایط پیشنهادی فروشندگان را ارزیابی نمایند ثانیا مجوز های لازم جهت وارد کردن کالا را اخذ نمایند و ثالثا بتوانند ارز لازم را بر مبنای پروفرما اینویس خریداری کنند اما گاه این سند می تواند بصورت دعوت نامه ای از خریدار برای سفارش کالا باشد. در هر صورت، پروفرما اینویس ها شکل واحدی ندارند ولی کلا حاوی اطلاعاتی در خصوص مشخصات کمی و کیفی کالا و بسته بندی آن ، قیمت واحد و قیمت کل کالا با قید مدت اعتبار و در صورت لزوم هزینه های مربوط به کرایه حمل، بیمه و شرایط پرداخت قیمت کالا می باشد.
از لحاظ مقررات جمهوری اسلامی ایران، پروفرما اینویس باید معتبر و حاوی اطلاعات زیر باشد:
1- نام و نشانی پستی و تلگرافی و شماره های تلفن ، فاکس ، تلکس فروشنده
2- نام و نشانی پستی و تلگرافی سفارش دهنده
3- شماره و تاریخ صدور پروفرما اینویس
4- مدت اعتبار پروفرما اینویس
5- مشخصات کامل کالا و شماره تعرفه گمرکی بروکسل و در صورت استاندارد بودن کالا، شماره استاندارد و نام موسسه استاندارد مربوطه
6- واحد اندازه گیری (به نحوی که برای اندازه گیری مقدار کالا در تجارت بین الملل مرسوم باشد)
7- تعداد کالا
8- قیمت واحد کالا بر مبنای FOB و CFR (قیمت واحد کالا بر مبنای تحویل در مبداء و تحویل در مقصد)
9- قیمت کل کالا بر مبنای FOB و CFR (قیمت واحد کالا بر مبنای تحویل در مبداء و تحویل در مقصد)
10- نوع ارز
11- نام تولید کننده و کشور تولید کننده کالا.
12- وزن خالص و وزن ناخالص کالا
13- مشخصات بسته بندی و علامت گذاری کالا
14- شرایط و مدت تحویل
15- شرایط حمل ، نحوه حمل، وسیله حمل و مبداء حمل
16- شرایط پرداخت
17- اظهارات و تعهدات فروشنده بر مبنی صحت پیش فاکتور و اینکه قیمت های مندرج در آن مقطوع بوده و هیچ نوع معامله دیگری در ارتباط با پیش فاکتور یا پیشنهادی که سفارش دهنده یا اشخاص ثالث (حقیقی یا حقوقی) دیگر در آن ذینفع باشند، انجام نگرفته و نخواهد گرفت.
همچنین در مواردیکه حمل کالا بر عهده سفارش دهنده باشد، فروشنده سند مزبور را با رعایت این موضوع تنظیم خواهد کرد. به محض قبول پیش فاکتور از جانب سفارش دهنده، قرارداد فروش بر اساس شرایط مقرر در این سند شکل می گیرد.
فروشنده به هنگام ارسال کالا، جزئیات پیش فاکتور پذیرفته شده را عینا به سیاهه تجاری (فاکتور) منتقل می کند. گاه از فروشندگان تقاضا می شود در فاکتور گواهی نمایند که کالای موضوع این سند دقیقا مطابق پیش فاکتور می باشد، بنابراین تنها تفاوت صوری پیش فاکتور با سیاهه تجاری کلمه پروفرما است که روی آن چاپ شده است .
علاوه بر کاربرد پیش فاکتور در سفارشات خارجی ، از این سند در مناقصات بین المللی نیز استفاده می شود. فروشنده ممکن است پروفرما اینویس را به عنوان پشتوانه پیشنهادش برای شرکت در مناقصه به کار برد تا در صورت پذیرش آن از جانب خریدار، مناقصه را ببرد. در حالت دیگر فروشنده می تواند پس از قبول دعوت برای شرکت در مناقصه، ضمن ارسال پروفرما اینویس بدون ذکر قیمت جهت خریدار، از وی بخواهد قیمت پیشنهادیش را عرضه دارد. در صورت قبولی فروشنده، این پیشنهاد به شکل یک قرارداد فروش در خواهد آمد.